Microsoft stellt die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive aktuell schrittweise auf Microsoft Entra B2B um. Die Änderung sorgt für eine einheitlichere Verwaltung externer Benutzer und bessere Sicherheitskontrollen. In der Praxis kann sie jedoch auch zu unerwarteten Problemen führen. Wir sind in mehreren Kundenumgebungen bereits auf erste Herausforderungen gestoßen und möchten unsere Erfahrungen teilen.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind Unternehmen, die die SharePoint externe Freigabe oder OneDrive für die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder externen Dienstleistern nutzen.Insbesondere Organisationen mit aktivierter Gastverwaltung in Microsoft Entra ID oder bestehenden B2B-Szenarien sollten die Auswirkungen der Umstellung prüfen
Was sich bei der SharePoint externen Freigabe verändert
Bisher wurden externe SharePoint- und OneDrive-Freigaben häufig unabhängig von der klassischen Gastverwaltung in Microsoft Entra betrachtet. Mit der neuen Integration rücken diese Welten deutlich näher zusammen. Microsoft stellt externe Freigaben in SharePoint und OneDrive künftig auf Microsoft Entra B2B um. Dadurch werden externe Benutzer zentral über Microsoft Entra verwaltet und die bestehenden Richtlinien für externe Zusammenarbeit stärker berücksichtigt.
Zu den wichtigsten Änderungen gehören:
- SharePoint- und OneDrive-Freigaben nutzen künftig Microsoft Entra B2B
- Bei einer Freigabe werden automatisch Gastkonten angelegt
- Freigaben unterliegen den Einstellungen unter Externe Identitäten
- Richtlinien zur Gasteinladung greifen nun direkt auf SharePoint-Freigaben
- Die Verwaltung externer Benutzer erfolgt deutlich zentraler
Die Hintergründe zur Änderung beschreibt Microsoft in der offiziellen Dokumentation zur SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B (SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft > Entra B2B).
Für Administratoren bedeutet dies vor allem eines: Wer externe Freigaben verwaltet, sollte künftig nicht mehr nur die SharePoint-Einstellungen betrachten, sondern auch die Konfiguration von Microsoft Entra ID im Blick behalten.
Problem 1: Benutzer können keine Dateien mehr an neue externe Personen teilen
Beobachtung:
Ein Mitarbeiter wollte eine Datei an einen neuen externen Partner freigeben. Obwohl die SharePoint-Freigabe grundsätzlich erlaubt war, schlug die Freigabe fehl.
Ursache:
Im Microsoft Entra Admin Center war unter Externe Identitäten → Externe Zusammenarbeit konfiguriert, dass ausschließlich Administratoren neue Gastbenutzer einladen dürfen. Da SharePoint die Freigabe nun über Microsoft Entra B2B verarbeitet, greift diese Einstellung plötzlich auch für SharePoint- und OneDrive-Freigaben. Dadurch kann die SharePoint externe Freigabe fehlschlagen, obwohl die Freigabe in SharePoint grundsätzlich erlaubt ist.
Empfehlung / Workaround:
Aus unserer Sicht sollte man nicht zwangsläufig allen Benutzern erlauben, neue Gastkonten anzulegen. Genauso wenig ist es jedoch sinnvoll, wenn jede externe Freigabe über die IT-Abteilung laufen muss.
Ein praktikabler Mittelweg ist die Vergabe der Rolle „Gasteinladender“ an einen definierten Personenkreis, beispielsweise: Teamleiter, Projektleiter, KeyUser oder ausgewählte Fachbereichsverantwortliche.
Dadurch bleiben externe Freigaben flexibel, ohne dass die IT-Abteilung jeden einzelnen Gastbenutzer manuell anlegen muss.
Problem 2: Gastkonto vorhanden, Kommunikation trotzdem nicht möglich
Beobachtung:
Ein interner Benutzer teilt eine Datei mit einer externen Person. Dadurch wird automatisch ein Gastkonto angelegt, das anschließend in Microsoft Teams gefunden und für einen Chat verwendet werden kann. Die Nachricht wird erfolgreich versendet und der externe Empfänger erhält sogar eine Teams-Benachrichtigung per E-Mail. Beim Öffnen der Nachricht erscheint jedoch die Fehlermeldung:
„Wir können Sie nicht zu dieser Nachricht bringen, weil Sie sich in einem Chat befinden, in dem Sie nicht drin sind.“
Ursache:
Mit der SharePoint-Freigabe wurde automatisch ein Gastkonto im Microsoft Entra-Verzeichnis angelegt. Dadurch wird der Benutzer für interne Anwender sichtbar und kann beispielsweise in Microsoft Teams gesucht und ausgewählt werden.
Der externe Benutzer verfügt jedoch nicht zwangsläufig über eine Teams-Ressource im Mandanten, über die ein Mandantenwechsel möglich wäre. Ohne Zugriff auf ein Team, einen Kanal oder eine andere Teams-Ressource kann der Gast nicht in den fremden Mandanten wechseln und somit auch nicht auf den Chat zugreifen (Gastzugriff in Microsoft Teams).
Aus Sicht des internen Benutzers sieht die Kommunikation zwar erfolgreich aus, tatsächlich fehlt dem Gast jedoch der notwendige Zugriff auf den Mandanten, in dem der Chat erstellt wurde.
Empfehlung / Workaround:
Anwender sollten über dieses Verhalten informiert werden. Für die reine Kommunikation über Microsoft Teams bevorzugen wir die Nutzung externer Benutzer statt Gastkonten, da kein Mandantenwechsel erforderlich ist. Bei Gastkonten sollte geprüft werden, ob der Benutzer überhaupt Zugriff auf den betreffenden Mandanten besitzt.
Was Administratoren prüfen sollten
Die Umstellung auf Microsoft Entra B2B betrifft nicht nur SharePoint und OneDrive, sondern auch die Verwaltung externer Identitäten in Microsoft Entra ID. Aus unseren bisherigen Erfahrungen empfehlen wir daher die folgenden Punkte zu überprüfen:
- Wer darf neue Gastbenutzer einladen?
- Ist die Rolle „Gasteinladender“ sinnvoll vergeben?
- Sind die Einstellungen unter Externe Identitäten → Externe Zusammenarbeit bewusst konfiguriert?
- Funktioniert die Zusammenarbeit mit Gastbenutzern und externen Benutzern wie erwartet?
- Können Gastbenutzer tatsächlich auf die benötigten Teams-Ressourcen zugreifen?
- Sind Benutzer über die Unterschiede zwischen Gast- und externen Benutzern informiert?
- Werden Gastkonten regelmäßig überprüft und bereinigt?
Fazit
Mit der Umstellung der SharePoint externen Freigabe auf Microsoft Entra B2B verfolgt Microsoft das Ziel, die Verwaltung externer Benutzer und Freigaben stärker zu vereinheitlichen. Grundsätzlich ist das ein sinnvoller Schritt. Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen jedoch, dass die Auswirkungen in der Praxis teilweise komplexer sind als erwartet und nicht alle Szenarien vollständig berücksichtigt zu sein scheinen.
Gerade durch das Zusammenspiel von SharePoint, OneDrive, Teams und Microsoft Entra ID entstehen neue Abhängigkeiten, die für Administratoren und Anwender nicht immer unmittelbar nachvollziehbar sind. Daher empfehlen wir, bestehende Prozesse für die externe Zusammenarbeit frühzeitig zu überprüfen und typische Anwendungsfälle aktiv zu testen.
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